Vulnerabilități ale sistemului de control intern managerial la Ceronav Constanța
Termenul limită pentru remedierea deficiențelor identificate este 31 decembrie 2024. Reprezentanții legali ai Ceronav Constanța au acceptat constatările, concluziile și recomandările formulate de echipa de audit, conform raportului.
Raportul de audit de conformitate
Curtea de Conturi a publicat un raport de audit de conformitate, care evaluează regularitatea și corectitudinea procesului de atribuire, urmărire și executare a contractelor finanțate din bugetul de stat pentru cheltuieli de capital la Centrul Român pentru Pregătirea și Perfecționarea Personalului din Transporturi Navale – CERONAV Constanța. Raportul a fost avizat prin Hotărârea Plenului Curții de Conturi nr. 678 din 23 iulie 2024.
Rezumat executiv și concluzia auditului
Misiunea de audit de conformitate a fost realizată de Curtea de Conturi a României, prin Camera de Conturi Constanța, având ca scop raportarea directă cu un nivel rezonabil de asigurare. Auditul s-a concentrat pe respectarea prevederilor legale în ceea ce privește atribuirea, urmărirea și executarea angajamentelor legale pentru cheltuieli de capital, recepția, evidențierea și utilizarea obiectivelor de investiții, pe parcursul anilor 2022 – 2023.
În urma activității de audit desfășurate, inspectorii au constatat că Ceronav Constanța nu respectă normele legale relevante în perioada menționată, fiind identificate neconformități semnificative. Astfel, s-a emis o concluzie contrară, subliniind lipsa conformității. În perioada 2022 – 2023, entitatea a efectuat plăți totale de 44.150.490 lei pentru cheltuieli de capital, din care 16.788.077 lei în 2022 și 27.362.413 lei în 2023, acoperind șapte obiective de investiții. Acestea includ contracte de achiziție publică pentru lucrări, achiziții de terenuri, studii de fezabilitate și dotări independente, precum și licențe software.
Auditul a urmărit să obțină o asigurare rezonabilă că atribuirea, urmărirea și execuția lucrărilor de investiții, precum și recepția și înregistrarea în evidența contabilă a obiectivelor de investiții sunt conforme cu legislația și reglementările în vigoare. Misiunea de audit a avut loc între 4 martie 2024 și 19 aprilie 2024.
Constatări și recomandări
Una dintre principalele constatări a fost nerespectarea prevederilor legale în procesul de atribuire a contractului pentru un obiectiv de investiții, ceea ce a dus la rezilierea acestuia. Același birou de proiectare a realizat atât studiul de fezabilitate, cât și proiectul tehnic, fără a evalua suficient riscurile asociate scăderii nivelului Dunării, ceea ce a dus la neexecutarea lucrării și la rezilierea contractului. Chiar dacă Ceronav Constanța a suportat cheltuieli pentru proiectele tehnice, studiul geotehnic și avizele necesare, contractul a fost anulat din cauza disfuncționalităților întâmpinate.
Controlul Intern în Achizițiile Publice
În cadrul evaluării controlului intern referitor la respectarea legislației în domeniul achizițiilor publice, s-au identificat deficiențe semnificative, inclusiv superficialitate în certificarea realității, regularității și legalității operațiunilor. Aceasta a dus la rezilierea contractului de lucrări, după numeroase solicitări de prelungire a termenului de execuție, invocându-se utilizarea unei tehnologii diferite față de cea prevăzută în studiul de fezabilitate și proiectul tehnic, argumentându-se că debitul Dunării este scăzut.
Se recomandă efectuarea unei analize și a unei cercetări administrative pentru a identifica motivele care au condus la cheltuielile inițiale pentru proiectul de investiții și la nefinalizarea acestuia, precum și luarea măsurilor adecvate.
Nerespectarea Principiului Transparentei
Una dintre problemele semnalate este nerespectarea principiului transparenței în cazul achizițiilor directe. Aceasta a fost cauzată de disfuncționalități în controlul intern, ceea ce a dus la o gestionare ineficientă și ilegală a resurselor financiare ale entității.
În acest context, se recomandă demararea unei proceduri clare pentru achizițiile directe, care să respecte toate reglementările aplicabile, atât din legea specifică, cât și din normele de aplicare aferente.
Contractarea Serviciilor de Supervizare
Contractarea serviciilor de supervizare a lucrărilor, conform HG nr. 1/2018, și a celor de securitate și sănătate pe șantiere, conform HG nr. 300/2006, a avut loc fără o estimare a valorii de achiziție. Aceasta a generat riscuri de supraestimare a valorii contractului, având în vedere că devizul general al proiectului tehnic nu includea în mod distinct cheltuielile de supervizare și cele pentru serviciile de securitate și sănătate.
Se recomandă inițierea unei proceduri pentru achizițiile directe care să conformeze cerințelor stipulate în Normele metodologice la Legea nr. 98/2016, în special în ceea ce privește estimarea valorii.
Modificarea Duratei de Execuție
Aprobarea majorării duratei de execuție cu 4 luni pentru un proiect de investiții a fost realizată fără respectarea clauzelor contractuale, ceea ce a dus la creșterea valorii contractului prin ajustările de preț. Aceasta a fost cauzată de disfuncționalități în controlul intern în ceea ce privește modificarea condițiilor contractuale.
Prelungirea nejustificată a duratei de execuție a condus la calcularea, facturarea și decontarea unor ajustări de preț, având în vedere creșterea Indicelui de Consum în Construcții în perioada de prelungire.
Recomandările includ calcularea penalităților de întârziere pentru perioadele de prelungire nejustificate și verificarea legalității modificărilor aduse clauzelor contractuale de prelungire a duratelor de execuție pentru toate contractele în derulare.
Proceduri Operaționale și Utilități
Nerespectarea prevederilor Procedurii operaționale 73 referitoare la întocmirea contractelor de achiziție publică, în special în ceea ce privește clauza utilităților pentru organizarea de șantier, a dus la necalcularea și refacturarea consumului de energie electrică către constructor. Aceasta a fost cauzată de disfuncționalități în controlul intern, în raport cu reglementările din procedura operațională nr. 73/2018.
Consecința a fost că nu s-a recuperat de la constructor costul energiei electrice consumate, deși aceasta reprezenta o obligație a sa, în lipsa unei reglementări bilaterale pentru montarea unui contor.
Se recomandă calcularea, facturarea și recuperarea de la constructor a costurilor energiei electrice consumate pentru organizarea de șantier în cadrul proiectului de investiții.
Disfuncționalități în managementul proiectelor la CERONAV Constanța
Recent, s-au constatat o serie de neconformități în gestionarea proiectelor de investiții la CERONAV Constanța, care au dus la neîndeplinirea obligațiilor legale privind decontarea consumului de utilități. Organizația nu a facturat costul energiei electrice, iar contractele de achiziție publică necesită o revizuire detaliată în ceea ce privește obligația constructorilor de a deconta aceste cheltuieli, conform clauzelor din PO 73.
Ajustarea prețurilor la contractele în derulare
S-a constatat că s-au efectuat cheltuieli care depășesc actualizarea prețurilor în două contracte active, respectiv unul reglementat de OG nr. 15/2021 și altul de HG nr. 1/2018. Aceste disfuncționalități au apărut din nerespectarea controlului intern necesar pentru calculul și decontarea ajustărilor de preț. Ca urmare, au fost încălcate normele legale, ducând la decontarea unor sume mai mari decât cele datorate.
Recomandări pentru remedierea situației
Se recomandă recuperarea sumelor decontate excesiv de la constructorii implicați, inclusiv a accesoriilor calculate până la data plății, conform art. 73(1) din Legea nr. 500/2002. De asemenea, este necesară revizuirea modului de calcul al ajustărilor de preț pentru toate contractele în desfășurare, conform reglementărilor în vigoare.
Calculul penalităților de întârziere
O altă problemă identificată este calculul eronat al penalităților de întârziere în cadrul contractului nr. 184/28.09.2020, referitor la extinderea și modernizarea clădirii Pescarilor. Disfuncționalitățile în controlul intern au condus la aplicarea unor penalități sub valoarea corectă, încălcând astfel prevederile OG nr. 13/2011.
Acțiuni recomandate pentru penalități
Este esențial să se recupereze penalitățile de întârziere calculate incorrect și să se actualizeze PO 73/2018 pentru a asigura corelarea clauzelor contractuale cu reglementările legale. O revizuire a modului de calcul al penalităților pentru toate contractele aflate în derulare este de asemenea necesară.
Cheltuieli nejustificate pentru dotări
Au fost identificate cheltuieli cu dotările unui proiect de investiții care depășesc valorile din oferta financiară și devizul general actualizat. Aceste cheltuieli au fost efectuate fără o justificare legală, prin dispoziții de șantier, ceea ce denotă disfuncționalități în controlul intern.
Investigarea majorării cheltuielilor
Se recomandă efectuarea unei cercetări administrative pentru a evalua necesitatea și oportunitatea majorării cheltuielilor cu dotările. Verificarea încadrării cheltuielilor efective în limitele stabilite de oferta financiară și devizul general este esențială.
Aspecte legate de buna guvernanță
În plus, au fost identificate erori în funcționarea sistemului de control intern managerial, în special în ceea ce privește condițiile de delegare a personalului. Aproape 80% din ordinele de deplasare au fost aprobate de persoane care nu sunt directorul general sau înlocuitorul acestuia, ceea ce ridică întrebări cu privire la respectarea procedurilor interne.
Deficiențe în Deplasările Personalului CERONAV
Un raport recent a evidențiat mai multe nereguli în gestionarea deplasărilor personalului de conducere de la CERONAV Constanța. Printre problemele semnalate se numără aprobarea deplasărilor frecvente, de până la șase zile, în proporție de 90%, fără a fi însoțite de un raport de activitate justificativ. De asemenea, s-au constatat aprobată decontarea cheltuielilor pentru deplasările efectuate cu autoturisme personale, în ciuda existenței mașinilor de serviciu alocate, inclusiv pentru Subunitatea Galați și Ministerul Transporturilor și Infrastructurii.
Alte aspecte controversate includ decontarea cheltuielilor de deplasare în zilele de weekend, lipsa documentelor justificative pentru deplasarea unui șofer cu autoturism personal pe o perioadă extinsă, precum și absența documentelor care să ateste deplasările către Subunitatea Galați, cum ar fi taxele de pod sau de trecere cu bacul.
Recomandări pentru Îmbunătățirea Controlului Intern
În contextul acestor nereguli, s-au formulat mai multe recomandări, printre care se numără constituirea unei comisii pentru a investiga deplasările efectuate, inclusiv utilizarea mașinilor personale de către personalul de conducere care beneficiază de cotă de carburant alocată lunar. Este esențială și actualizarea procedurii operaționale nr. 70/2018, astfel încât să se impună întocmirea unui raport de activitate după fiecare deplasare și completarea fișelor de post pentru personalul responsabil de supervizarea activităților de la Subunitatea Galați.
Vulnerabilități în Utilizarea Carburanților
Comisia desemnată de directorul general a realizat un control la Baza Nautică CERONAV, având ca scop evaluarea condițiilor de desfășurare a cursurilor cu ambarcațiuni de salvare. Concluziile acestui control au condus la propunerea de modificare a prevederilor din procedura operațională nr. 66, referitoare la utilizarea combustibililor în cadrul instruirilor. Se recomandă numirea unei comisii care să stabilească consumul mediu de combustibil per ambarcațiune, având în vedere toți factorii relevanți, și nu doar istoricul utilizării.
Responsabilitățile Conducerii CERONAV
Conducerea CERONAV Constanța își asumă responsabilitatea pentru respectarea legislației și reglementărilor aplicabile, precum și pentru conceperea și implementarea unui sistem de control intern eficient, menit să prevină sau să corecteze neconformitățile. De asemenea, aceasta trebuie să asigure că toate informațiile relevante pentru audit sunt disponibile echipei de audit.
Termenul limită pentru implementarea măsurilor corective identificate este 31 decembrie 2024, conform raportului de audit realizat de Curtea de Conturi a României.
