Reglementări privind organizarea contabilității în România
În România, organizarea și conducerea contabilității entităților economice sunt reglementate de Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare, precum și de acte normative conexe. Conform articolului 10 alineatul (1) din această lege, responsabilitatea pentru organizarea și gestionarea contabilității revine administratorului, ordonatorului de credite sau unei alte persoane desemnate să administreze entitatea.
Categorii de entități supuse reglementărilor
Regulile menționate se aplică următoarelor categorii de entități:
- Societăți comerciale, societăți/companii naționale, regiile autonome, institute naționale de cercetare-dezvoltare, societăți cooperatiste și alte persoane juridice;
- Instituții publice, asociații și alte entități, cu sau fără scop patrimonial, sunt obligate să organizeze și să conducă contabilitatea financiară;
- Unități fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, aparținând persoanelor menționate anterior, dar și unități fără personalitate juridică din România, care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate. De asemenea, persoanele juridice străine care desfășoară activități prin sedii permanente în România au obligația de a organiza contabilitatea conform legii;
- Organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv, fonduri de pensii facultative, fonduri de pensii administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil trebuie să organizeze și să conducă contabilitatea financiară.
Organizarea activității contabile
Legea stipulează că activitatea contabilă trebuie să fie structurată în compartimente separate, sub conducerea unui specialist calificat. Conducerea compartimentului de contabilitate trebuie să fie asigurată de către un director economic, contabil-șef sau o altă persoană autorizată, toate aceste funcții necesitând studii economice superioare.
Obligațiile societăților comerciale
În cazul societăților cu răspundere limitată, legislația impune obligatoriu organizarea și conducerea contabilității de către profesioniști în domeniu. Conform articolului 1 alineatul (1) din Legea contabilității, societățile comerciale au datoria de a organiza și desfășura contabilitatea financiară conform legii. Există două principale modalități de organizare a contabilității:
- Compartiment intern de contabilitate: Aceasta implică angajarea unui specialist cu studii superioare economice pentru funcția de director economic sau contabil-șef, cu atribuții clare în gestionarea contabilității entității, conform legislației muncii;
- Servicii de contabilitate externalizată: Aceasta opțiune permite externalizarea serviciilor contabile prin contracte cu persoane fizice sau juridice autorizate, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR). Această soluție este reglementată prin articolul 10 alineatul (3) din Legea contabilității și are aceeași valoare juridică ca și organizarea unui compartiment intern.
Avantajele compartimentului intern versus externalizarea contabilității
Organizarea unui departament intern de contabilitate oferă avantajul controlului direct asupra proceselor contabile, precum și accesul rapid la informații financiare. Contabilul angajat se dedică exclusiv activității entității, facilitând astfel suportul în luarea deciziilor operaționale. Totuși, această opțiune poate implica costuri suplimentare legate de salarii și formare profesională.
Avantajele externalizării serviciilor contabile
Externalizarea serviciilor contabile către o firmă specializată sau un expert contabil independent aduce numeroase beneficii economice și operaționale. Această abordare contribuie la reducerea costurilor fixe ale entității, prin eliminarea cheltuielilor legate de angajarea personalului, formarea profesională și infrastructura necesară. În plus, permite accesul la expertiza unei echipe de specialiști, având o experiență diversificată în diferite domenii de activitate.
Particularitățile PFA-urilor
În ceea ce privește persoanele fizice autorizate (PFA), organizarea contabilității are particularități specifice. Legislația nu impune în mod obligatoriu angajarea unui contabil profesionist pentru PFA-uri. Titularii acestor entități pot gestiona singuri evidența contabilă, însă își asumă întreaga responsabilitate pentru exactitatea și conformitatea acesteia cu reglementările aplicabile. Totuși, având în vedere complexitatea legislației fiscale și contabile, gestionarea personală a contabilității devine din ce în ce mai complicată. Dacă PFA-ul devine plătitor de TVA sau angajează personal, complexitatea operațiunilor contabile crește considerabil, făcând necesară asistența unui specialist contabil.
Necesitatea serviciilor contabile profesionale
Deși cadrul legal distinge între obligațiile contabile pentru diferitele forme de organizare, realitatea mediului de afaceri actual subliniază importanța acestor servicii pentru toate entitățile economice. Un contabil profesionist nu doar că asigură conformitatea cu cerințele legale, ci și optimizează aspectele fiscale și financiare ale operațiunilor economice.
Ce includ serviciile contabile profesionale?
Serviciile contabile profesionale cuprind gestionarea relației cu autoritățile fiscale, întocmirea și depunerea declarațiilor obligatorii, monitorizarea termenelor legale și oferirea de consultanță specializată în ceea ce privește implicațiile fiscale ale diverselor operațiuni economice. Un aspect esențial este accesul la Spațiul Privat Virtual (SPV) și gestionarea comunicării electronice cu autoritățile fiscale, pentru care multe entități împuternicesc contabilul prin procură notarială.
Răspunderea în organizarea contabilității
Conform legislației în vigoare, răspunderea pentru aplicarea corectă a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-șef sau altor persoane împuternicite. În cazul externalizării serviciilor contabile, această răspundere se transferă prestatorului de servicii, în limita prevederilor contractuale și legale.
Consecințele nerespectării reglementărilor
Nerespectarea reglementărilor legale privind organizarea contabilității poate atrage sancțiuni contravenționale. Conform legislației, amenzile pentru încălcarea acestor norme pot varia între 1.000 și 10.000 lei, iar aceste sancțiuni pot fi aplicate de către autoritățile competente, inclusiv ANAF și alte structuri ale Ministerului Finanțelor.
Concluzie
Obligativitatea serviciilor contabile în România este reglementată în funcție de forma juridică de organizare, însă importanța practică a acestora depășește cerințele legale minime. Digitalizarea rapidă a proceselor fiscale și contabile, modificările frecvente ale legislației și riscurile asociate neconformității fac apelarea la servicii contabile profesioniste o necesitate pentru majoritatea entităților economice, indiferent de statutul lor legal.
